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Di EasyHours | 5 aprile 2025
Una guida pratica ai nuovi requisiti di registrazione dell'orario di lavoro per le aziende italiane
Tag: registrazione orario di lavoro, requisiti legali, pmi, registrazione tempo
Il 1° luglio 2024 è entrata in vigore una nuova legge che richiede la registrazione dell'orario di lavoro per tutti i dipendenti in Italia. Soprattutto per le piccole e medie imprese può sembrare travolgente dover improvvisamente registrare l'orario di lavoro quotidianamente. Cosa comportano i nuovi requisiti di registrazione del tempo e come iniziare?
Niente paura – in questo post del blog rispondiamo alle domande più comuni sulla registrazione dell'orario di lavoro con un linguaggio chiaro e rassicurante, senza gergo legale o tecnico.
Esaminiamo argomenti come: Chi deve registrare il tempo? Come deve essere registrato l'orario di lavoro? E il lavoro da casa? Cos'è un lavoratore autonomo nell'organizzazione? Come devono essere conservati i dati? e Quali sistemi possono essere utilizzati? Alla fine riceverai anche un suggerimento per una soluzione semplice che garantisce che la tua azienda rispetti tutte le regole sull'orario di lavoro senza problemi.
In breve: Tutti i datori di lavoro e i dipendenti sono soggetti al requisito di registrazione dell'orario di lavoro. Indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia grande o piccola, e indipendentemente dal fatto che i dipendenti siano a tempo pieno, part-time, in lavoro flessibile o pagati a ore, il loro orario di lavoro deve essere registrato quotidianamente. Anche un dipendente che lavora solo poche ore a settimana deve registrare le sue ore.
Ci sono solo poche possibili eccezioni. I dirigenti di alto livello (ad esempio un amministratore delegato che legalmente non è considerato un "dipendente") possono essere esclusi dal requisito. Inoltre, esiste il concetto di "lavoratori autonomi nell'organizzazione del lavoro" – dipendenti in posizioni speciali con un alto grado di autonomia. Questi possono essere esentati dalla registrazione, ma richiede un accordo specifico (vedi di più sui lavoratori autonomi nell'organizzazione del lavoro più avanti). Per la stragrande maggioranza delle aziende, tuttavia, questo non sarà rilevante, quindi aspettatevi che tutti i dipendenti debbano registrare il loro orario di lavoro.
La nuova legge richiede che registriate l'orario di lavoro totale di ogni dipendente per ogni giorno. Cioè il numero di ore che il singolo ha lavorato in un determinato giorno. Non è necessario annotare esattamente quando durante il giorno è stato svolto il lavoro (orario di arrivo e di uscita non sono richiesti) – solo quante ore sono state lavorate in totale quel giorno. Se un dipendente ad esempio lavora 7 ore in ufficio e successivamente 1 ora a casa la sera, il giorno deve essere registrato come 8 ore in totale.
Chi esegue la registrazione e con quale frequenza? La cosa più normale è che il dipendente stesso registri le proprie ore, ad esempio tramite un sistema di registrazione del tempo o un foglio ore. La legge non dice nulla su quanto spesso debba avvenire – può essere giornalmente, settimanalmente o dopo ogni compito completato, a seconda di ciò che ha senso nella vostra azienda. L'importante è che le registrazioni siano affidabili. Si raccomanda di tenere il tempo in modo continuo (preferibilmente giornalmente o quasi), mentre è ancora fresco nella memoria, così evitate errori. Come datore di lavoro può essere una buona idea creare alcune semplici linee guida interne su come e quando i dipendenti devono registrare il loro orario di lavoro, così tutti lo fanno correttamente e in modo coerente.
Cosa deve essere registrato come orario di lavoro? Deve essere registrato solo l'orario di lavoro effettivo. Le pause non retribuite (ovvero quando il dipendente non riceve stipendio e non è a disposizione per il lavoro) non devono essere conteggiate. D'altra parte, tutte le ore di lavoro devono essere registrate – anche se si tratta eventualmente di straordinari senza retribuzione extra o lavoro svolto in orari inconsueti. Il tipo di retribuzione o pagamento è irrilevante per la registrazione – ciò che conta è se il tempo viene utilizzato per il lavoro.
Il requisito si applica anche al lavoro da casa? Sì – il lavoro da casa deve essere registrato allo stesso modo del lavoro in ufficio. Se un dipendente lavora dall'ufficio domestico per un giorno o dedica qualche ora extra la sera da casa, quelle ore devono essere aggiunte all'orario di lavoro totale di quella giornata. La nuova legge non distingue dove viene svolto il lavoro; l'importante è che tutte le ore lavorative della giornata siano incluse nella registrazione.
Vale la pena notare che le regole sui periodi di riposo sono un po' flessibili per il lavoro occasionale da casa. Normalmente la regola delle 11 ore stabilisce che un dipendente deve avere 11 ore consecutive di riposo entro ogni 24 ore. Se un dipendente lavora volontariamente un po' da casa la sera (oltre l'orario di lavoro normale), quelle ore naturalmente contano come lavoro, ma non è considerato una violazione delle regole sui periodi di riposo – purché sia occasionale e organizzato dal dipendente stesso. In altre parole, non dovete preoccuparvi di violare la legge sui periodi di riposo se un dipendente sceglie occasionalmente di lavorare più tardi da casa. Se invece il lavoro da casa è una parte fissa o sostanziale del lavoro, si applicano normalmente le regole ordinarie sui periodi di riposo. In ogni caso, tutto l'orario di lavoro deve essere registrato, indipendentemente dal fatto che si svolga in ufficio, sul campo o da casa.
"Selvtilrettelægger" (lavoratore autonomo nell'organizzazione) è un concetto delle normative sull'orario di lavoro che copre certi dipendenti in posizioni con un grado molto elevato di libertà nell'organizzare autonomamente il proprio lavoro. Un dipendente è considerato un lavoratore autonomo nell'organizzazione se può decidere completamente da solo quando svolgere il lavoro, oppure se l'orario di lavoro non può essere misurato o stabilito in anticipo a causa della natura del lavoro. Tipicamente si tratta di pochissime persone, ad esempio alcuni dirigenti di alto livello o specialisti che non hanno una routine fissa o orari di presenza e in pratica gestiscono autonomamente il proprio tempo.
Perché un dipendente possa essere effettivamente escluso come lavoratore autonomo nell'organizzazione, questo deve essere concordato ed esplicitamente indicato nel contratto di lavoro. Se una persona è classificata come lavoratore autonomo nell'organizzazione, significa che può essere esentata dal requisito di registrazione del tempo (e di solito è anche esentata da alcune parti delle regole sui tempi di riposo e dal limite delle 48 ore). Importante: I lavoratori autonomi nell'organizzazione sono l'eccezione che conferma la regola. La stragrande maggioranza dei dipendenti non sono lavoratori autonomi nell'organizzazione. In altre parole, dovreste utilizzare questa eccezione solo in casi molto particolari. Se avete dubbi sul fatto che una determinata posizione possa essere considerata come autonoma nell'organizzazione, deve essere effettuata una valutazione specifica – e come menzionato, richiede un accordo scritto. Per la maggior parte delle aziende, tutti i dipendenti dovranno registrare l'orario di lavoro normalmente.
Per quanto tempo e come dobbiamo conservare le registrazioni? Dovete conservare la documentazione per l'orario di lavoro registrato per almeno 5 anni. Questo requisito significa che i fogli ore giornalieri o i dati nel vostro sistema devono poter essere recuperati anche molti anni dopo. Inoltre, il dipendente deve avere accesso ai propri dati registrati. Sia i dipendenti attuali che quelli precedenti hanno il diritto di ottenere informazioni su quanto hanno lavorato in un determinato periodo, anche fino a cinque anni indietro nel tempo.
Per la gestione pratica, ciò significa che i vostri dati di registrazione del tempo devono essere conservati in modo sicuro e strutturato. Utilizzate un sistema o un metodo in cui i dati non possano essere modificati di nascosto o andare persi. Dovreste anche assicurarvi di poter fornire o mostrare a un dipendente tutte le sue registrazioni degli ultimi 5 anni, se lo richiede. Se il sistema è molto complicato per estrarre i dati, può essere un problema – l'accesso del dipendente alle informazioni deve essere "accessibile" in pratica.
Ricordate inoltre di trattare le registrazioni in modo confidenziale, poiché possono contenere informazioni personali sensibili sull'orario di lavoro dei dipendenti e su eventuali assenze. Rispettate le linee guida generali per i dati personali/GDPR, ad esempio assicuratevi che solo le persone rilevanti abbiano accesso ai dati e cancellate le informazioni quando scade il periodo di conservazione. Ma come punto di partenza: abbiate una soluzione che salvi automaticamente tutte le registrazioni dell'orario di lavoro per almeno cinque anni e renda possibile ritrovarle per dipendente secondo necessità.
Dobbiamo investire in un costoso sistema digitale? Non necessariamente – la legge vi dà libertà di metodo per scegliere un sistema di registrazione del tempo, purché soddisfi i requisiti di essere "oggettivo, affidabile e accessibile." Ciò significa che il sistema deve essere in grado di misurare con precisione il tempo di lavoro giornaliero totale (oggettivo), si deve poter fare affidamento sui dati (affidabile), e sia il datore di lavoro che il dipendente devono poter accedere alle informazioni (accessibile).
In pratica, la registrazione del tempo può essere effettuata in molti modi. Può essere molto semplice, ad esempio un pezzo di carta o un foglio di calcolo, dove il dipendente annota le sue ore. Può anche essere un orologio marcatempo elettronico, uno strumento di gestione progetti con registrazione delle ore o un'app dedicata alla registrazione del tempo. Non c'è il requisito che debba essere digitale – un quaderno fisico o un'email con le ore del giorno può in linea di principio funzionare. Ma in realtà una soluzione digitale sarà spesso un grande vantaggio. I sistemi digitali possono automaticamente garantire che i dati vengano conservati in modo sicuro per 5+ anni, possono proteggere da errori e frodi (ad esempio bloccando le registrazioni precedenti), e rendono più facile dare ai dipendenti visibilità sulle proprie ore.
Qualunque cosa scegliate, assicuratevi che il sistema si adatti alla vostra routine quotidiana. Se avete pochi dipendenti e operazioni semplici, potreste cavarvela con un semplice modulo. Se avete molti dipendenti o orari di lavoro variabili, un sistema digitale di registrazione del tempo può farvi risparmiare molto tempo e fatica. Considerate anche l'integrazione con il sistema di buste paga o i turni di lavoro, se pertinente – alcuni sistemi possono registrare automaticamente l'orario di lavoro basandosi ad esempio su login o badge di accesso, ma non è un requisito.
Suggerimento: La cosa più importante è che la vostra soluzione rispetti i requisiti legali. Potete leggere di più sui vantaggi e svantaggi dei diversi metodi nel nostro articolo sui vantaggi della registrazione digitale del tempo. Se avete bisogno di aiuto per iniziare, potete anche seguire la guida con i 5 passi per implementare la registrazione dell'orario di lavoro in azienda.
Implementare la registrazione dell'orario di lavoro non deve essere difficile. EasyHours.it è un buon esempio di una soluzione che rende facile rispettare tutti i requisiti legali. Con EasyHours i dipendenti possono registrare il loro orario di lavoro rapidamente (anche tramite mobile), e il sistema si assicura automaticamente che tutti i dati vengano conservati in sicurezza per 5 anni. Allo stesso tempo, sia la direzione che i dipendenti hanno sempre accesso alle informazioni necessarie. EasyHours è progettato specificamente per essere semplice, affidabile e completamente conforme alla legge, così potete concentrarvi sul vostro business invece che sull'amministrazione.
Vorreste provarlo nella vostra azienda? Visitate EasyHours.it per saperne di più e iniziate con un periodo di prova gratuito. Lasciate che EasyHours vi aiuti a rendere la registrazione dell'orario di lavoro facile, efficiente e conforme – così sarete all'avanguardia con i nuovi requisiti senza lavoro extra inutile. ✅