Informativa sulla privacy

EasyHours è gestito da Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Switzerland («EasyHours», «noi», «ci» o «nostro»).

Puoi contattarci all'indirizzo per domande sulla privacy, richieste di supporto o richieste relative ai diritti sui dati.

La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, divulghiamo e proteggiamo i dati personali in relazione a EasyHours.

1. Ambito di applicazione

EasyHours è un servizio aziendale di rilevazione del tempo e gestione del personale. È destinato alle aziende e ai loro utenti autorizzati, quali titolari, amministratori, responsabili, dipendenti e utenti del chiosco.

Quando un'azienda o un datore di lavoro utilizza EasyHours per gestire dati del personale, registrazioni del tempo, turni, approvazioni o funzionalità di presenza basate sulla posizione, tale azienda è di solito il soggetto che decide perché e come tali dati del personale vengono utilizzati. In questi casi, EasyHours generalmente tratta tali dati per conto del cliente.

EasyHours tratta inoltre alcuni dati per finalità proprie, incluse amministrazione degli account, autenticazione, sicurezza, fatturazione, supporto, prevenzione delle frodi e comunicazioni relative al servizio.

2. Dati personali che raccogliamo

A seconda di come viene utilizzato il Servizio, possiamo raccogliere le seguenti categorie di dati personali:

a. Dati di account e profilo

Ciò può includere nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua, paese, immagine del profilo e dettagli di configurazione dell'account.

b. Dati di autenticazione e sicurezza

Ciò può includere codici monouso, stato di verifica, dati di sessione, dati di sessione di aggiornamento, identificativi di installazione, indirizzo IP, user agent, metadati del dispositivo, versione dell'applicazione e registrazioni di sicurezza o prevenzione degli abusi.

c. Dati aziendali e dell'organizzazione

Ciò può includere nome dell'azienda, logo dell'azienda, paese dell'azienda, impostazioni dell'azienda, assegnazioni di ruoli, dettagli del titolare, codici o chiavi di adesione e stato dell'abbonamento.

d. Dati relativi al personale e al rapporto di lavoro

Ciò può includere identificativi dei dipendenti, reparto, date di inizio o fine, informazioni sui ruoli, impostazioni dell'orario di lavoro, impostazioni relative agli straordinari e altri dati di amministrazione del personale inseriti dal cliente.

e. Dati di rilevazione del tempo e presenza

Ciò può includere registrazioni di entrata e uscita, registrazioni delle pause, inserimenti manuali, note, stato dei fogli ore, cronologia delle approvazioni, timestamp, informazioni sul fuso orario, riferimenti a progetti o attività e relativa cronologia di audit.

f. Dati di posizione

Se sono abilitate funzionalità basate sulla posizione, possiamo trattare coordinate di entrata e uscita, indirizzi relativi alla posizione, registrazioni delle sedi aziendali, impostazioni di geofencing, contesto di posizione correlato e dati di geocodifica utilizzati per trasformare coordinate o indirizzi in mappe o registrazioni di posizione utilizzabili.

g. File e media

Ciò può includere avatar, loghi aziendali, allegati alle registrazioni del tempo, nomi dei file, dimensioni dei file, chiavi di archiviazione e relativi metadati di object storage.

h. Dati di fatturazione e transazione

Ciò può includere informazioni di contatto per la fatturazione, dettagli del piano e dell'abbonamento, numero di postazioni, metadati relativi ai pagamenti, informazioni di fatturazione e informazioni fiscali. I dati delle carte di pagamento sono generalmente trattati dal nostro fornitore di pagamenti anziché essere memorizzati da noi.

i. Dati di notifica e dispositivo

Ciò può includere token push, preferenze per i promemoria, dati della casella notifiche, stato di consegna, dati sulle preferenze e-mail, eventi di avviso amministratore e identificativi di consegna delle piattaforme mobili utilizzati per notifiche push Apple o Android.

j. Dati di supporto e comunicazioni

Ciò può includere i messaggi che ci invii, le richieste di supporto e altre comunicazioni relative al Servizio.

3. Fonti dei dati personali

Possiamo ottenere dati personali:

direttamente da te;
dall'organizzazione cliente che ha creato o gestisce il tuo accesso a EasyHours;
da altri utenti autorizzati all'interno dello stesso account cliente;
dal tuo browser, dispositivo o sistema operativo;
da fornitori di pagamenti, e-mail, mappe, archiviazione, hosting e notifiche; e
da controlli di sicurezza e prevenzione delle frodi effettuati in relazione al Servizio.

4. Come utilizziamo i dati personali

Utilizziamo i dati personali per:

fornire, gestire, mantenere e proteggere il Servizio;
creare e gestire account e spazi di lavoro aziendali;
autenticare gli utenti e gestire le sessioni;
trattare rilevazione del tempo, fogli ore, approvazioni, turni, registri relativi alle assenze, report e analisi;
supportare flussi di lavoro per chioschi e dispositivi condivisi;
abilitare funzionalità di posizione e geofencing ove configurate;
gestire abbonamenti, fatturazione, imposte e relativa amministrazione;
inviare messaggi di servizio, promemoria, e-mail transazionali e comunicazioni di supporto;
rilevare, prevenire e indagare frodi, abusi, usi impropri e incidenti di sicurezza;
rispettare obblighi legali e far rispettare le nostre condizioni; e
migliorare affidabilità, prestazioni e usabilità del Servizio.

5. Basi giuridiche

Quando la normativa sulla protezione dei dati richiede una base giuridica, ci basiamo su una o più delle seguenti, a seconda del contesto:

esecuzione di un contratto o misure adottate prima della conclusione di un contratto;
interessi legittimi, quali gestione di un servizio sicuro e affidabile, prevenzione degli abusi, supporto ai clienti e miglioramento del Servizio;
adempimento di obblighi legali; e
consenso, ove richiesto, ad esempio per determinate autorizzazioni del dispositivo o cookie o tecnologie non essenziali.

6. Ruoli di titolare e responsabile del trattamento

EasyHours non agisce con un unico ruolo per tutti i trattamenti.

EasyHours come titolare del trattamento

EasyHours agisce come titolare del trattamento per i dati che utilizziamo per le nostre finalità aziendali, tra cui:

creazione e amministrazione degli account;
accesso, autenticazione e sicurezza;
fatturazione, gestione degli abbonamenti e amministrazione dei pagamenti;
supporto clienti e comunicazioni relative al servizio;
prevenzione delle frodi, prevenzione degli abusi e conformità legale; e
miglioramento interno del servizio e amministrazione operativa.

EasyHours come responsabile del trattamento

EasyHours agisce generalmente come responsabile del trattamento quando un cliente utilizza il Servizio per archiviare, gestire o analizzare dati del personale per conto dell'organizzazione di tale cliente, tra cui:

registri dei dipendenti;
registrazioni del tempo e fogli ore;
turni e approvazioni;
allegati caricati dal cliente o dagli utenti autorizzati; e
dati di posizione o geofencing trattati nell'ambito di flussi di presenza configurati dal cliente.

Se sei un dipendente o un lavoratore i cui dati sono trattati tramite EasyHours dal tuo datore di lavoro o dalla tua organizzazione, il tuo datore di lavoro o la tua organizzazione è di solito il principale punto di contatto per domande su tali dati del personale.

7. Posizione e monitoraggio del personale

Le funzionalità di posizione e geofencing sono funzionalità opzionali del prodotto. Se un cliente le abilita, e se l'utente o il dispositivo interessato concede le autorizzazioni necessarie, EasyHours può trattare dati di posizione in relazione ai flussi di presenza.

I clienti sono responsabili dell'utilizzo lecito di queste funzionalità, inclusa la fornitura di eventuali informative richieste sul luogo di lavoro, la definizione di politiche interne adeguate e la garanzia che l'utilizzo di strumenti di monitoraggio, presenza e posizione rispetti le leggi applicabili in materia di occupazione, lavoro, luogo di lavoro e privacy.

8. Condivisione dei dati personali

Possiamo condividere dati personali con:

a. Il cliente pertinente e i suoi utenti autorizzati

Se utilizzi EasyHours tramite un account aziendale o del datore di lavoro, i tuoi dati possono essere visibili a tale cliente e agli utenti autorizzati da esso designati, in base alla sua configurazione e alle sue autorizzazioni.

b. Fornitori di servizi e sub-responsabili

Possiamo condividere dati con fornitori che ci aiutano a gestire il Servizio, quali fornitori per:

hosting, infrastruttura di database, object storage, archiviazione di backup, disaster recovery e relative operazioni tecniche;
consegna di e-mail;
pagamenti, abbonamenti, emissione di fatture e amministrazione della fatturazione;
analisi e misurazione dell'utilizzo del prodotto;
mappe e geocodifica;
notifiche push; e
operazioni di sicurezza, logging e supporto.

Questi fornitori possono includere, ove applicabile:

Hetzner, che utilizziamo per hosting applicativo, infrastruttura di database, object storage, backup e relative operazioni di infrastruttura. La nostra infrastruttura applicativa principale, il database e l'object storage sono ospitati in Germania.
Backblaze, che utilizziamo per archiviazione di backup e copie di backup relative al disaster recovery. Attualmente utilizziamo la regione EU Central di Backblaze per questi backup.
Resend, che utilizziamo per la consegna di e-mail transazionali e di supporto. Ciò può comportare il trattamento di indirizzi e-mail, contenuto dei messaggi e relativi metadati di consegna.
Stripe, che utilizziamo per elaborazione dei pagamenti, abbonamenti, emissione di fatture e amministrazione della fatturazione. I dati delle carte di pagamento sono generalmente trattati direttamente da Stripe anziché essere memorizzati da noi.
PostHog, che utilizziamo per analisi e misurazione dell'utilizzo del prodotto. Ove da noi configurato, ciò può includere dati di analisi del sito web o del prodotto. Attualmente utilizziamo la regione cloud UE di PostHog.
Google Maps Platform, che utilizziamo per funzioni relative a mappe e geocodifica. Ciò può comportare il trattamento di indirizzi, coordinate e dati correlati di ricerca della posizione.
Apple Push Notification service (APNs), che utilizziamo per inviare notifiche push ai dispositivi Apple.
Firebase Cloud Messaging (FCM), che utilizziamo per inviare notifiche push ai dispositivi Android.
altri fornitori che possiamo utilizzare di volta in volta per sicurezza, logging e supporto operativo.

c. Consulenti professionali e parti di operazioni societarie

Possiamo condividere dati con avvocati, commercialisti, revisori, assicuratori, o in relazione a una fusione, acquisizione, finanziamento, ristrutturazione o vendita di tutta o parte della nostra attività.

d. Divulgazioni legali o di sicurezza

Possiamo divulgare dati quando riteniamo ragionevolmente che la divulgazione sia necessaria per rispettare legge, regolamento, procedimento legale, richiesta governativa legittima, o per proteggere diritti, sicurezza o incolumità.

9. Trasferimenti internazionali

EasyHours può trattare dati personali in Svizzera e in altri paesi in cui noi o i nostri fornitori di servizi operiamo.

La nostra infrastruttura principale di hosting, il database e l'object storage sono ospitati in Germania. Attualmente utilizziamo la regione EU Central di Backblaze per l'archiviazione di backup. Alcuni dei nostri altri fornitori di servizi possono trattare o accedere ai dati da altre giurisdizioni a seconda di come i loro servizi vengono forniti e supportati.

Ove richiesto dalla legge applicabile, utilizziamo garanzie adeguate per i trasferimenti internazionali, quali protezioni contrattuali, accordi sul trattamento dei dati e clausole contrattuali standard o meccanismi di trasferimento analoghi riconosciuti.

10. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali per il tempo ragionevolmente necessario alle finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy, incluso per fornire il Servizio, rispettare obblighi legali, risolvere controversie, far valere accordi, mantenere la sicurezza e conservare idonei registri aziendali.

In generale:

i dati di account e profilo sono conservati finché l'account pertinente rimane attivo e per un periodo ragionevole successivo;
i log di sicurezza e autenticazione sono conservati per il tempo ragionevolmente necessario per finalità di sicurezza, prevenzione delle frodi, risoluzione dei problemi e audit;
i dati relativi al personale, alla rilevazione del tempo e alla presenza sono generalmente conservati secondo le istruzioni del cliente e i nostri obblighi contrattuali e legali;
i registri di fatturazione e fiscali possono essere conservati per periodi più lunghi ove richiesto dalla legge o dai principi contabili; e
le copie di backup possono rimanere in backup rotativi per un periodo limitato prima di essere sovrascritte o eliminate.

EasyHours utilizza cookie e tecnologie simili per finalità quali:

autenticazione e gestione delle sessioni;
sicurezza e prevenzione delle frodi;
funzionalità delle sessioni di chiosco;
preferenze di lingua o interfaccia;
affidabilità del servizio e funzionamento tecnico; e
analisi ove abbiamo configurato funzionalità di analisi.

EasyHours utilizza attualmente PostHog per misurazioni relative all'analisi. A seconda di come è configurata l'analisi, ciò può comportare cookie o tecnologie simili utilizzati per misurare l'utilizzo del sito web o del prodotto.

Se utilizziamo cookie o tecnologie simili non essenziali quando è richiesto il consenso, richiederemo tale consenso tramite un meccanismo di consenso adeguato e aggiorneremo la presente Informativa sulla privacy se necessario.

12. Sicurezza

Utilizziamo misure tecniche e organizzative ragionevoli progettate per proteggere i dati personali da accesso non autorizzato, perdita, uso improprio, alterazione o divulgazione.

Tuttavia, nessun metodo di trasmissione o archiviazione è completamente sicuro e non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

13. I tuoi diritti

A seconda della tua posizione e delle leggi applicabili, potresti avere diritti in relazione ai tuoi dati personali, quali il diritto di:

accedere ai tuoi dati;
correggere dati inesatti;
richiedere la cancellazione dei dati;
opporti a determinati trattamenti o chiederne la limitazione;
richiedere la portabilità di determinati dati; e
revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso.

Per esercitare i tuoi diritti, contatta .

Se EasyHours tratta i tuoi dati per conto del tuo datore di lavoro o di un altro cliente, di norma dovresti contattare prima tale organizzazione. Possiamo assistere il nostro cliente nel rispondere alla tua richiesta ove richiesto.

14. Reclami

Se hai dubbi su come trattiamo i dati personali, contattaci prima all'indirizzo .

A seconda della legge applicabile, potresti anche avere il diritto di presentare un reclamo all'autorità competente per la protezione dei dati, incluso l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza svizzero (IFPDT) o la tua autorità di controllo locale.

15. Dati dei minori

EasyHours è destinato all'uso aziendale e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali direttamente da minori tramite un uso del Servizio rivolto ai consumatori.

16. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di volta in volta.

Quando lo facciamo, pubblicheremo la versione aggiornata nel Servizio o tramite il Servizio e aggiorneremo la data di «Ultimo aggiornamento» sopra indicata. Le modifiche sostanziali possono inoltre essere comunicate tramite il Servizio o via e-mail ove opportuno.

17. Contatti

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Switzerland

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