Come scegliere il sistema di rilevazione presenze giusto per la tua azienda

Di EasyHours | 10 aprile 2025

Una guida per scegliere il sistema di rilevazione presenze ottimale che si adatta alle esigenze della tua azienda

Tag: sistema di rilevazione presenze, registrazione orario di lavoro, digitalizzazione, pmi

Scegliere il sistema di rilevazione presenze giusto per la tua azienda può essere determinante per l'efficienza, la soddisfazione dei dipendenti e il rispetto dei requisiti legali. Con le molte opzioni disponibili sul mercato, tuttavia, può essere difficile orientarsi e trovare esattamente la soluzione che si adatta alle vostre esigenze.

In questo articolo ti guidiamo attraverso il processo di scelta del sistema di rilevazione presenze ottimale. Esaminiamo i criteri più importanti che dovresti considerare, le tipiche insidie da evitare e come trovare l'equilibrio tra semplicità e funzionalità. Che tu sia una piccola azienda che deve iniziare con la rilevazione presenze per la prima volta, o un'organizzazione più grande che desidera aggiornare il vostro sistema attuale, qui troverai consigli concreti per fare la scelta giusta.

Indice

Perché è importante scegliere il sistema giusto fin dall'inizio?
7 criteri centrali quando scegli un sistema di rilevazione presenze
Errori tipici e come evitarli
Sistema di rilevazione presenze semplice o complesso?
Conclusioni – inizia bene

Perché è importante scegliere il sistema giusto fin dall'inizio?

Scegliere il sistema di rilevazione presenze giusto fin dall'inizio è fondamentale per diversi motivi. Innanzitutto, la registrazione dell'orario di lavoro non è più una scelta, ma un obbligo di legge: Dal 1° luglio 2024 tutti i datori di lavoro devono registrare l'orario di lavoro dei dipendenti. Il sistema giusto aiuta la tua azienda a rispettare la legge senza complicazioni inutili, perché garantisce una registrazione affidabile e la conservazione dei dati.

In secondo luogo, si tratta di efficienza a lungo termine. Se investi in un buon sistema ora, eviti di dover cambiare in seguito – un processo che può essere dispendioso in termini di tempo e denaro. Un sistema funzionante ti offre rapidamente una panoramica delle ore, semplifica l'elaborazione delle buste paga e libera tempo per compiti più importanti.

Infine, la facilità d'uso è un fattore enorme: se scegli un sistema che i tuoi dipendenti possono utilizzare facilmente (preferibilmente una semplice registrazione del tempo tramite app o web), aumenti le possibilità che tutti registrino correttamente il loro tempo. Questo crea dati migliori e meno frustrazione. In breve, la scelta giusta dall'inizio dà tranquillità, perché sei sia in conformità che hai una soluzione che funziona nella vita quotidiana.

Suggerimento: Se siete completamente nuovi alla registrazione digitale del tempo, potete leggere la nostra guida sui 5 passi per iniziare con la registrazione del tempo per ottenere un piano per l'implementazione. Qui riceverete aiuto per partire bene con il vostro nuovo sistema.

7 criteri centrali quando scegli un sistema di registrazione del tempo

Quando la tua azienda deve scegliere un nuovo sistema di registrazione del tempo, ci sono una serie di criteri importanti da considerare. Qui esaminiamo sette punti centrali che possono aiutarvi a prendere la decisione giusta:

Facilità d'uso: Il sistema deve essere facile da usare per tutti i dipendenti – indipendentemente dal livello tecnico. Una soluzione intuitiva con un design semplice assicura che la registrazione dell'orario di lavoro diventi una parte facile della vita quotidiana e non una perdita di tempo. Considera se il sistema è disponibile in italiano, se i menu sono chiari e se è facile da imparare. Più è user-friendly, maggiore è la probabilità che tutti lo utilizzino effettivamente correttamente ogni giorno.
Prezzo: Considera sia il costo di acquisizione che i costi operativi. Per una PMI il budget può essere limitato, quindi è importante trovare una soluzione che soddisfi le vostre esigenze senza far saltare il banco. Ricorda che la soluzione più economica non è sempre la migliore – se un sistema economico manca di funzioni importanti o è difficile da usare, può finire per costare di più in perdita di tempo e frustrazione. Confronta i prezzi di diverse soluzioni e fai attenzione se il prezzo è per utente, per mese, o eventualmente una licenza una tantum.
Accesso mobile: Oggi molto lavoro si svolge in movimento o fuori dall'ufficio. Assicurati di scegliere un sistema con un'app per la registrazione del tempo o un sito web mobile-friendly, così i dipendenti possono registrare il tempo dal loro smartphone o tablet. L'accesso mobile rende facile per i dipendenti "timbrare in entrata e in uscita" sia che si trovino in ufficio, a casa o in visita dai clienti. Questo aumenta le possibilità che il tempo venga registrato in tempo reale e correttamente, invece di doverlo ricordare più tardi.
Archiviazione dati e sicurezza: Un sistema di registrazione del tempo deve conservare i vostri dati in modo sicuro. Secondo i requisiti legali, le informazioni sull'orario di lavoro devono essere conservate per diversi anni, quindi il sistema dovrebbe essere in grado di gestire l'archiviazione dati a lungo termine. Verifica dove vengono archiviati i dati – sono nel cloud su un server sicuro? – e se il fornitore rispetta il GDPR e altri standard di sicurezza. Volete un sistema affidabile che non perda dati e che protegga le informazioni personali dei dipendenti.
Reportistica: Buone capacità di reportistica sono un must. Dovete poter estrarre facilmente report sull'orario di lavoro per un determinato periodo, sia per verificare la conformità (ad es. rispetto della regola delle 48 ore) che per utilizzare i dati per buste paga, fatturazione o analisi di produttività. Scegliete un sistema dove con pochi clic potete generare report chiari sulle ore dei dipendenti, straordinari, ferie, ecc. Un bonus è se potete personalizzare i report o esportare i dati in Excel/PDF secondo necessità.
Supporto e assistenza: La tecnologia dovrebbe funzionare, ma è importante avere aiuto a portata di mano se sorgono domande o problemi. Verificate quale supporto viene offerto: C'è supporto in italiano? Supporto telefonico, chat o email? Quanto velocemente rispondono? Soprattutto all'inizio potreste aver bisogno di un po' di aiuto extra per la configurazione o l'utilizzo del sistema. Un fornitore con un buon servizio clienti può fare la differenza tra un'implementazione che diventa un'esperienza positiva o meno. Leggete eventualmente le recensioni di altri clienti sull'esperienza di supporto.
Integrazione con altri sistemi: La registrazione del tempo raramente funziona in modo isolato. Può farvi risparmiare molto lavoro manuale se il sistema può integrarsi con i vostri altri sistemi – ad esempio sistema paghe, sistema contabile o strumenti di gestione progetti. Con una buona integrazione, le ore registrate possono essere trasferite automaticamente al pagamento degli stipendi o alla fatturazione, così evitate la doppia digitazione. Considerate i programmi che già utilizzate in azienda e verificate se il sistema di registrazione del tempo può comunicare con essi. Questo garantisce un flusso di lavoro più snello e meno errori.

Errori tipici e come evitarli

Quando le aziende devono scegliere un sistema di registrazione del tempo per la prima volta, si vedono ripetere alcuni errori tipici. Ecco alcune trappole e consigli per evitarle:

Concentrarsi troppo unilateralmente sul prezzo: Naturalmente l'economia deve quadrare, ma fate attenzione a puntare solo sulla soluzione più economica. Un errore tipico è scegliere un sistema gratuito o molto economico, che si rivela essere difficile da usare o privo di funzioni vitali. La soluzione è considerare il quadro generale – siate disposti a pagare per la qualità, se questo fa risparmiare tempo e problemi nel lungo periodo.
Scegliere un sistema troppo complesso: Alcune aziende finiscono con un sistema troppo avanzato perché pensano "più funzioni, meglio è". Ma se il sistema è troppo completo, può risultare intimidatorio o ingestibile per gli utenti. Il risultato è che i dipendenti potrebbero non utilizzare tutte le funzioni sofisticate – o peggio ancora, evitare completamente il sistema. Evita questo errore abbinando la complessità del sistema alle vostre reali esigenze. Spesso una soluzione più semplice è la migliore per le aziende più piccole (maggiori dettagli di seguito).
Non coinvolgere i dipendenti: È un grave errore prendere la decisione in un ufficio chiuso senza il contributo di coloro che dovranno utilizzare il sistema quotidianamente. Se i dipendenti sentono che un nuovo sistema viene "calato dall'alto", può sorgere resistenza. Puoi evitarlo coinvolgendo i dipendenti fin dall'inizio del processo – ad esempio ottenendo feedback sull'usabilità durante un periodo di prova gratuito. In questo modo ottieni il loro consenso e si sentono proprietari della soluzione.
Nessun periodo di prova o test: Comprare a scatola chiusa è rischioso. Un errore tipico è implementare un sistema senza averlo prima testato adeguatamente. Fortunatamente, la maggior parte dei fornitori offre una prova gratuita o una demo. Utilizzala! Lascia che alcuni dipendenti testino il sistema in pratica per una o due settimane. Così scoprirete eventuali problemi prima di esservi impegnati troppo. Il periodo di test offre anche l'opportunità di regolare la configurazione, creare istruzioni e assicurarsi di aver scelto bene prima dell'investimento finale.
Dimenticare il futuro: Forse avete solo pochi dipendenti ora, ma che dire tra qualche anno? Un errore è scegliere una soluzione che non può essere scalata o adattata allo sviluppo dell'azienda. Considerate quindi anche le esigenze future: Il sistema può gestire se raddoppiate il numero di dipendenti? Nuove funzioni possono essere acquistate se le esigenze crescono? Pensando al futuro, vi assicurate che il sistema possa seguire la vostra azienda ed evitate di dover cambiare di nuovo a breve termine.

Prestando attenzione a questi punti, potete evitare le peggiori insidie. Si tratta di essere realistici, prendersi il tempo per studiare il mercato e coinvolgere coloro che dovranno utilizzare la soluzione. Così sarete più forti nella vostra scelta della registrazione oraria fin dall'inizio.

Sistema di registrazione oraria semplice o complesso?

Il mercato offre di tutto, dalle app più semplici ai sistemi di registrazione oraria molto avanzati. Ma quale tipo si adatta meglio a un'azienda piccola o media?

Spesso le piccole aziende ottengono il massimo valore dai sistemi semplici. Una soluzione semplice si concentra sull'essenziale – registrazione oraria facile del tempo di lavoro – senza una massa di funzioni extra (e potenzialmente confuse). Questo significa tipicamente costi più bassi, implementazione più rapida e un'esperienza più user-friendly. I dipendenti possono imparare rapidamente a conoscere il sistema e iniziate subito a registrare il tempo correttamente.

Le soluzioni più complesse si rivolgono spesso alle grandi aziende con esigenze complesse: possono includere tutto dalla gestione progetti, pianificazione turni, moduli HR, integrazione con molti sistemi diversi, ecc. Può essere allettante scegliere una soluzione "Rolls Royce", ma per una piccola azienda può sembrare come sparare ai passeri con i cannoni. Rischiate di pagare per funzioni che non userete mai, e il sistema può essere più difficile da mantenere.

Pertanto: siate onesti riguardo alle vostre esigenze. Se avete principalmente bisogno di tenere traccia degli orari di entrata/uscita e assicurarvi che nessuno lavori troppo, allora una soluzione di registrazione oraria semplice è probabilmente sufficiente. Potete sempre fare l'upgrade più tardi se il bisogno si presenta. Iniziate semplice – la cosa più importante è che iniziate con la registrazione del tempo di lavoro, rispettiate i requisiti legali e otteniate i vantaggi che la registrazione oraria digitale offre nella vita quotidiana.

(Leggi eventualmente il nostro articolo sui vantaggi di una soluzione digitale per vedere cosa ottenete concretamente abbandonando carta ed Excel.)

Conclusione – iniziare bene

Scegliere il sistema di registrazione del tempo giusto richiede un po' di preparazione, ma si ripaga rapidamente sotto forma di amministrazione più semplice, dipendenti più soddisfatti e conformità sicura con la legge sulla sicurezza sul lavoro. Pensate a lungo termine e trovate una soluzione che si adatti alla vostra azienda sia oggi che domani. Quando avrete considerato criteri come usabilità, prezzo, accesso mobile, archiviazione dati, reportistica, supporto e integrazione – oltre ad aver evitato le tipiche insidie – sarete ben preparati per prendere la decisione giusta.

E ora cosa fare? Se state cercando un sistema di registrazione del tempo semplice ed efficace, EasyHours è una scelta ovvia. EasyHours soddisfa tutti i criteri menzionati in modo user-friendly ed è sviluppato pensando alle esigenze delle PMI. Inizia il tuo periodo di prova gratuito su EasyHours.it oggi stesso, e scopri quanto può essere facile tenere traccia del tempo di lavoro – così sarete rapidamente operativi e completamente conformi senza problemi. Siamo pronti ad aiutarvi fin dall'inizio!